De kunst van Meeting Design

De kunst van Meeting Design - Een succesvol evenement maak je zo

We zien de term vaak voorbij komen: Meeting Design. Maar wat is het eigenlijk? Meeting Design is niets anders dan het bewust vormgeven van een bijeenkomst. Het is de fundering die wordt gelegd aan de hand van de W- en H-vragen (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe) en resulteert in de doelstelling en conversie. Maar hoe doe je dat? En waar moet je op letten?

Tradities in vergaderen

Je plant een vergadering in met collega’s en externen. Wat zijn elementen die standaard aan bod komen? De agendapunten, notuleren, voorstelrondje en het gevreesde w.v.t.t.k. In hoeverre zijn deze elementen écht waardevol? Hoe vaak sla jij de notulen erop na? Of heb je alle namen van het voorstelrondje onthouden? Exact. Rondom vergaderen, maar ook grote events, zijn er vele elementen die passender kunnen bij het doel van de bijeenkomst. Dát is meeting design.

Wat is de bedoeling?

Heb je een heidag gepland met het MT om tot een nieuwe strategie te komen óf is het weer tijd voor de kwartaalbijeenkomst van alle teammanagers? We noemen twee totaal verschillende bijeenkomsten met verschillende doelen en posities binnen het overkoepelende proces. Een locatie, de aankleding, de duur en vorm hebben invloed op de uitkomst en haalbaarheid van de gestelde doelen. Wil je inspireren, motiveren en innoveren? Dan geen saaie zaal in een net hotel, maar een creatieve plek die een prikkelende, gezamenlijke groepsactiviteit biedt, gekoppeld aan vernieuwende werkformats. Wordt de kwartaalbijeenkomst gebruikt om gehaalde resultaten te bespreken en belangrijke highlights van het komende kwartaal toe te lichten? Dan kan een hybride vorm van vergaderen zomaar passend zijn.

Het event canvas

Met een groots evenement of congres is meeting design behoorlijk omvangrijk. Hoe vlieg je het organiseren van zo’n event aan? Een mooie tool om je event mee te ontwerpen is het event canvas. Hiermee pas je design thinking toe op evenementen. En het leuke is, iedereen ontwerpt mee. Van CEO tot office manager. Door “samen” een evenement te ontwerpen, creëer je draagvlak en vergroot je daarmee de kans op succes.

Van FOMO tot vorm tot kosten

Het event canvas denkt mee over de gehele customer journey van jouw bijeenkomst binnen de thema’s change, frame en design. Wie zijn je stakeholders en waar wil je dat ze mee naar huis gaan? Hoe creëer je (meer)waarde? Wat zullen mensen die niet deelnemen missen? Hallo, Fear Of Missing Out (FOMO)! Welke gedragsverandering zou je willen zien? En, last but not least.. wat is de ROI van je event. Wat kost het en wat levert het op?

De ROI van een event

Wanneer is een event succesvol? Wordt dit berekend in het aantal bezoekersaantallen, de stijging van sales en nieuwe aanmeldingen? Of heb je naast de financiële targets zachtere doelstellingen geënt op impact, sentiment, gedrag en tevredenheid? Een ROI waarmee je tevreden bent is voor iedere organisatie en voor ieder evenement anders. Belangrijk is wel om te meten. Vooraf én achteraf. Bedenk per doelgroep de ROI en maak deze SMART. Zo kun je tijdens een volgende event canvas-sessie de learnings van de vorige bijeenkomst meenemen en bijsturen.

Lees ook onze andere Blogs