De kunst van Meeting Design - Een succesvol evenement maak je zo
We zien de term vaak voorbij komen: Meeting Design. Maar wat is het eigenlijk? Meeting Design is niets anders dan het bewust vormgeven van een bijeenkomst. Het is de fundering die wordt gelegd aan de hand van de W- en H-vragen (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe) en resulteert in de doelstelling en conversie. Maar hoe doe je dat? En waar moet je op letten?
Tradities in vergaderen
Je plant een vergadering in met collega’s en externen. Wat zijn elementen die standaard aan bod komen? De agendapunten, notuleren, voorstelrondje en het gevreesde w.v.t.t.k. In hoeverre zijn deze elementen écht waardevol? Hoe vaak sla jij de notulen erop na? Of heb je alle namen van het voorstelrondje onthouden? Exact. Rondom vergaderen, maar ook grote events, zijn er vele elementen die passender kunnen bij het doel van de bijeenkomst. Dát is meeting design.
Wat is de bedoeling?
Heb je een heidag gepland met het MT om tot een nieuwe strategie te komen óf is het weer tijd voor de kwartaalbijeenkomst van alle teammanagers? We noemen twee totaal verschillende bijeenkomsten met verschillende doelen en posities binnen het overkoepelende proces. Een locatie, de aankleding, de duur en vorm hebben invloed op de uitkomst en haalbaarheid van de gestelde doelen. Wil je inspireren, motiveren en innoveren? Dan geen saaie zaal in een net hotel, maar een creatieve plek die een prikkelende, gezamenlijke groepsactiviteit biedt, gekoppeld aan vernieuwende werkformats. Wordt de kwartaalbijeenkomst gebruikt om gehaalde resultaten te bespreken en belangrijke highlights van het komende kwartaal toe te lichten? Dan kan een hybride vorm van vergaderen zomaar passend zijn.
Het event canvas
Met een groots evenement of congres is meeting design behoorlijk omvangrijk. Hoe vlieg je het organiseren van zo’n event aan? Een mooie tool om je event mee te ontwerpen is het event canvas. Hiermee pas je design thinking toe op evenementen. En het leuke is, iedereen ontwerpt mee. Van CEO tot office manager. Door “samen” een evenement te ontwerpen, creëer je draagvlak en vergroot je daarmee de kans op succes.
Van FOMO tot vorm tot kosten
Het event canvas denkt mee over de gehele customer journey van jouw bijeenkomst binnen de thema’s change, frame en design. Wie zijn je stakeholders en waar wil je dat ze mee naar huis gaan? Hoe creëer je (meer)waarde? Wat zullen mensen die niet deelnemen missen? Hallo, Fear Of Missing Out (FOMO)! Welke gedragsverandering zou je willen zien? En, last but not least.. wat is de ROI van je event. Wat kost het en wat levert het op?
De ROI van een event
Wanneer is een event succesvol? Wordt dit berekend in het aantal bezoekersaantallen, de stijging van sales en nieuwe aanmeldingen? Of heb je naast de financiële targets zachtere doelstellingen geënt op impact, sentiment, gedrag en tevredenheid? Een ROI waarmee je tevreden bent is voor iedere organisatie en voor ieder evenement anders. Belangrijk is wel om te meten. Vooraf én achteraf. Bedenk per doelgroep de ROI en maak deze SMART. Zo kun je tijdens een volgende event canvas-sessie de learnings van de vorige bijeenkomst meenemen en bijsturen.
-
Meer weten over Brabantse locaties, meeting mogelijkheden en het laatste nieuws?
Lees ook onze andere Blogs
-
Maak je klaar voor het post-corona tijdperk
Maak je klaar voor het post-corona tijdperk
Coronamaatregelen hebben ervoor gezorgd dat we meer dan ooit te voren in een bubbel zitten. Hoe zorg je ervoor dat je snel weer ‘connect’ met die wereld om je heen? En andersom: de wereld met jou? Het is tijd om je klaar te maken.
-
Meet in Eindhoven
Meet in Eindhoven
In geen andere stad als de Capital of Design Eindhoven, zijn erfgoed en innovatie zó met elkaar verbonden. Het faciliteren van live ontmoetingen, interactie en samenwerkingen zijn misschien wel de grondslag van het succes van Eindhoven en Brainport.
-
Meet in ‘s-Hertogenbosch
Meet in ‘s-Hertogenbosch
‘s-Hertogenbosch staat bekend als de Cultuurstad van het Zuiden. Met haar smetteloze reputatie op het gebied van gastvrijheid is ze ook de bakermat van de menselijke ontmoetingen. Ook zakelijk.
-
“Fysiek samenkomen heeft Brabant groot gemaakt."
“Fysiek samenkomen heeft Brabant groot gemaakt."
Lees ons interview met Jeroen Dona, Divisiedirecteur Beurzen & Evenementen bij Libéma. Over tegenslag als creatieve drijfveer, Event Design en waarom Hybride als katalysator dient voor nieuw communicatiekansen.
-
Creatieve 1,5 meter vergaderoplossingen
Creatieve 1,5 meter vergaderoplossingen
De coronapandemie creëert nieuwe vergaderconcepten en versnelt de technologie en ontwikkelingen die nodig zijn voor een nieuwe manier om samen te komen. Een aantal van deze creatieve 1,5 meter vergaderoplossingen lichten we nog even extra toe.
-
Succesrecept: voeg beleving toe aan je event
Succesrecept: voeg beleving toe aan je event
Wat is het meest positief memorabele evenement waar je ooit bent geweest? Wat maakte het zo’n bijzondere ervaring? We durven te gokken dat de organisatoren drie zaken in orde hadden: de logistieke kant, de invulling én de beleving. Bekijk onze tips.
-
Leerstijlen en werkformats om mee aan de slag te gaan
Leerstijlen en werkformats om mee aan de slag te gaan
Iedere bijeenkomst heeft een functie. Wil je kennis overdragen, betrokkenheid creëren, motiveren of netwerken? Als je het doel weet, kun je hier een leerstijl en/of werkformat aan koppelen. Wij geven een voorzetje.
-
Het effect van (geen) meetings op de bedrijfscultuur
Het effect van (geen) meetings op de bedrijfscultuur
Hoe zou je de bedrijfscultuur binnen jullie bedrijf typeren? En hoe houd je alle neuzen dezelfde kant op? Het (her)introduceren van live bijeenkomsten kan daarbij helpen. Lees er meer over.
-
Meeting trends post corona
Meeting trends post corona
Na COVID-19, wat zijn de zaken die de meeting branche eraan zal overhouden? En wat zijn de creatieve uitwerkingen die volgen op deze periode? Dat antwoord moet nog blijken, maar wij verwachten het volgende.