Succesrecept: voeg beleving toe aan je event

Succesrecept: voeg beleving toe aan je event - Op deze manieren wordt jouw bijeenkomst een beleving

Wat is het meest positief memorabele evenement waar je ooit bent geweest? Wat maakte het zo’n bijzondere ervaring? We durven te gokken dat de organisatoren drie zaken in orde hadden: de logistieke kant, de invulling én de beleving.

Een voorwaarde voor beleving tijdens events

Net dat beetje extra toevoegen kun je over de gehele customer journey uitsmeren. Van aanmelding tot de rit terug naar huis. Beleving zorgt ervoor dat een event net wat meer jeu krijgt. Een eigen smoel, zeg maar. Eentje waar je met plezier naar terugkijkt. Maar hoeveel extra’s je ook aanbiedt… als de rest niet in orde is dan werkt het bij voorbaat niet. Niemand onthoudt de Instagramwaardige entree als de toiletten smerig zijn. En gezellig nakletsen zit er niet in als je ruim een uur in de file staat, omdat het parkeerterrein maar één uitgang voor duizenden bezoekers heeft. Kortom: alles moet kloppen.

De peak-end rule

Ken je de peak-end rule? Dit psychologische model gaat er vanuit dat mensen een gebeurtenis beoordelen op basis van momentopnames en niet de gehele ervaring. De momentopnames die het meest bijblijven? Het moment dat de gebeurtenis op zijn hoogtepunt was en het einde. Een goed uitgangspunt om mee aan de slag te gaan als je beleving aan je evenement wilt toevoegen.  

Zo doe je dat

De mogelijkheden zijn eindeloos. Van cupcakes met bedrijfslogo tot rondvliegende Cirque du Soleil acrobaten in de lobby. We delen een aantal inspiratietips voor je per onderdeel:

Vellen papier waar Hello met een kaligrafie-pen op geschreven wordt.

Vellen papier waar Hello met een kaligrafie-pen op geschreven wordt.

© Cottonbro

Voor het evenement

Zorg voor een zo’n persoonlijk mogelijke uitnodiging. Met niet alleen aandacht voor de aanhef, maar ook gepersonaliseerde informatie. Licht bijvoorbeeld een workshopsessie uit die bij de ontvanger past.

Een houten pad met gekleurde lampionnen aan een snoer die de weg verlichten in het donker. Op weg naar een locatie waar waarschijnlijk een event plaatsvindt.

Een houten pad met gekleurde lampionnen aan een snoer die de weg verlichten in het donker. Op weg naar een locatie waar waarschijnlijk een event plaatsvindt.

© Pexels Melissa

Aankomst

Iedereen wordt blij van valet parking. Met zo’n stukje luxe is de eerste indruk direct een positieve. Focus je op bezoekers die veelal op de fiets of met het ov komen? Dan zou entertainment bij aankomst een goede ijsbreker kunnen zijn.

TIJDENS HET EVENEMENT

Het hart van je bijeenkomst is waar alles echt moet kloppen. Beleving voegt dan daadwerkelijk iets toe en voelt tegelijkertijd als onderdeel van de line-up. Eten en drinken is altijd een mooie manier om belevenis toe te voegen. Denk aan een goede catering met bijzondere manier van serveren, unieke food stations of verrassende gerechten die alle zintuigen prikkelen. Maar vergeet ook de invulling van paneldiscussies en sessies niet. Interactiviteit geeft meer energie en kan worden opgezweept met de juiste muziek. Tijdens een borrel kun je gamification toepassen om mensen te laten connecten met elkaar en ook hier kan een act dienen als spraakwater.

Verschillende ingepakte dozen, met een lint erom. Aan het lint hangt een kaartje met erop Just for you.

Verschillende ingepakte dozen, met een lint erom. Aan het lint hangt een kaartje met erop Just for you.

© Pixabay

Vertrek

Wat geef je de deelnemers mee? En dan letterlijk. Is het al wat later? Denk aan een dinerbox om thuis op te warmen met een bijzondere maaltijd waarnaar eerder is gerefereerd. Of een gadget die je tijdens het event hebt toegepast. Een beacon voor je autosleutel wellicht.

Tegen een rode achtergrond staat een man die een opengeklapte laptop vasthoudt. Hij zwaait naar het beeldscherm naar iemand die hij daarop ziet.

Tegen een rode achtergrond staat een man die een opengeklapte laptop vasthoudt. Hij zwaait naar het beeldscherm naar iemand die hij daarop ziet.

© Andrea Piacquadio

Na het evenement

Ook na het evenement kun je beleving toevoegen. De follow up kun je uitvoeren met een standaard DM, maar ook kun je hier een persoonlijke bedankvideo voor maken. Als dat geen indruk achterlaat!

Meer weten over Brabantse locaties, meeting mogelijkheden en het laatste nieuws? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.

LEES OOK ONZE ANDERE BLOGS