Wat is dat eigenlijk, een hybride meeting?

Wat is dat eigenlijk, een hybride meeting? - Alles wat je wilt weten over het nieuwe vergaderen

Door de coronacrisis wint de hybride meeting snel terrein. Deze vorm van bijeenkomen brengt een evenement op locatie en online participatie samen. In de huidige tijd geeft het meetingplanners de mogelijkheid zakelijke meetings door te laten gaan in lijn met de actuele regels, zonder af te doen aan kwaliteit, inhoud en bereik. Maar een hybride meeting hoeft niet alleen een oplossing voor een probleem te zijn. Sterker nog, hybride meetings zijn een kans!

Wat is het?

Het woord hybride zegt het al. Een kruising tussen twee verschillende componenten. In dit geval dus offline en online. Hierbinnen zijn heel veel vormen mogelijk. Bijvoorbeeld: de spreker is online en het publiek zit in de zaal. Of: juist de spreker is live en het publiek zowel online als offline. Ook kunnen meerdere locaties online met elkaar verbonden worden. Denk eens aan de afwisseling tussen een center stage en een backstage. Kortom, hybride evenementen zijn flexibel in te delen.

Waar op te letten?

Het organiseren van een hybride evenement vergt een andere aanpak dan een traditionele samenkomst. Er zijn namelijk niet één, maar twee doelgroepen. Zorg ervoor dat de informatie te volgen is voor beide doelgroepen en biedt tools om interactief mee te doen. Een dashboard of event app kunnen helpen om beide doelgroepen deel te laten nemen in discussies, panelsessies en polls. 

Het is moeilijk de aandacht erbij te houden wanneer een spreker van wal steekt met een twee uur durende slideshow. Laat staan als u dit vanaf een desktop volgt. Klik. Weg is de online bezoeker. Zorg ervoor dat de participant geboeid blijft door spannend camerawerk, een goede host, kortere sets en afwisseling van tempo.

Wat zijn de voordelen?

Een van de grootste voordelen van een hybride meeting is dat het bereik van het evenement kan worden vergroot. Na de initiële investering voor het opzetten van een online onderdeel, maakt het niet uit of er 10, 100 of 1000 extra online bezoekers komen. Hier liggen enorme kansen. Online bezoekers kunnen op laagdrempelige wijze kennismaken en doen besluiten een volgende keer wél offline mee te doen.

Wat zijn de nadelen?

Een nadeel van een hybride evenement is dat u door te weinig voorbereiding of door het niet inschakelen van specifieke kennis de plank kunt misslaan. Een hybride evenement staat of valt met: de juiste apparatuur, passende techniek, een backup internetverbinding, helder gebruik van interactieve systemen op alle devices, passende communicatie per doelgroep en toegevoegde waarde voor de bezoeker.

Wanneer online en wanneer offline?

De vraag of een evenement hybride moet zijn, hangt van veel factoren af. Doelgroep, budget, nationaal of internationaal karakter, ervaring, duur van het event, onderwerp en historie van voorgaande events. Merkt u dat maar een klein gedeelte van de doelgroep afkomt op live events, wilt u de hoeveelheid participanten verhogen of is het een nieuw evenement en wilt u laagdrempeligheid creëren? Dat zijn goede redenen om hybride te overwegen. Er is geen kant en klaar antwoord. Wilt u hierover sparren? Wij denken graag met u mee.

De locatie voor je hybride meeting

Enthousiast geworden over hybride meetings? Wij tippen 5 Brabantse locaties waar u met een team van locatiespecialisten een succesvolle hybride meeting kunt organiseren.

Lees ook onze andere Blogs